Publicar una vacante es solo uno de los gastos necesarios para contratar a un empleado. También intervienen el tiempo del equipo de Recursos Humanos, las entrevistas con responsables de área, las evaluaciones, las bolsas de trabajo y las herramientas utilizadas para administrar candidatos.
El costo por contratación de personal reúne estos gastos y muestra cuánto invierte, en promedio, una empresa para cubrir una vacante. Su fórmula consiste en sumar los costos internos y externos de reclutamiento y dividirlos entre el número de contrataciones realizadas.
Medir este KPI ayuda a preparar presupuestos, comparar fuentes de candidatos y detectar etapas que consumen demasiados recursos. Para que el resultado sea útil, la organización debe definir qué gastos incluirá y mantener el mismo criterio en cada periodo.
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¿Qué es el costo por contratación y por qué es importante medirlo?
La contratación parece que es un tema simple: identificar una necesidad, crear el perfil, publicar y luego contratar. Pero en realidad no es así, hay muchas más posibilidades de fallar que de obtener al candidato ideal.
El costo por contratación es un indicador de Recursos Humanos que calcula la inversión promedio realizada para atraer, evaluar y contratar a un nuevo empleado durante un periodo determinado.
Puede medirse mensual, trimestral o anualmente. La frecuencia dependerá del número de vacantes que manejes en tu organización y de la rapidez con la que necesite tomar decisiones sobre su presupuesto de reclutamiento.
Este KPI ayuda a responder preguntas concretas:
- ¿Cuánto presupuesto se necesita para cubrir las próximas vacantes?
- ¿Qué puestos o departamentos requieren una mayor inversión?
- ¿Qué bolsas de trabajo, agencias o campañas producen más contrataciones?
- ¿Por qué aumentaron los gastos frente al periodo anterior?
- ¿En qué etapas se están utilizando más recursos?
Pensemos en dos bolsas de empleo. La primera genera cientos de postulaciones, pero solo una contratación. La segunda atrae menos candidatos, aunque varios cumplen con el perfil y avanzan hasta la etapa final. Revisar únicamente el número de solicitudes podría hacer que la primera parezca más efectiva. Incorporar el costo por contratación permite saber cuál aprovecha mejor el presupuesto.
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La métrica también puede revelar problemas dentro del proceso. Un aumento en el costo podría estar relacionado con vacantes mal definidas, campañas poco segmentadas, entrevistas repetidas, dependencia de agencias externas o demasiado tiempo dedicado a tareas administrativas.
El objetivo no es conseguir siempre el costo más bajo. Eliminar evaluaciones, reducir entrevistas o utilizar únicamente fuentes gratuitas puede disminuir el gasto inicial, pero también elevar el riesgo de contratar a una persona que no cuenta con las habilidades necesarias.
Por ello, el KPI de costo por contratación debe analizarse junto con otros indicadores:
- Tiempo necesario para cubrir una vacante
- Tasa de aceptación de ofertas
- Efectividad de cada fuente de reclutamiento
- Rotación durante los primeros meses
- Calidad de las nuevas contrataciones
- Tiempo necesario para alcanzar la productividad esperada
También conviene diferenciar el costo por contratación de otros conceptos relacionados. Esta métrica se concentra principalmente en las actividades necesarias para atraer, evaluar y contratar. Los gastos de onboarding, capacitación y adaptación al puesto pueden medirse por separado para conocer el costo completo de incorporar a un empleado.
Algunas empresas deciden incluir ciertas actividades iniciales de onboarding. Si se adopta este criterio, debe documentarse y mantenerse en todos los periodos para que las comparaciones sean válidas.
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Conoce la fórmula del costo por contratación: ¿qué tomar en cuenta?
La fórmula del costo por contratación es la siguiente:
- Costo por contratación = (costos internos + costos externos) ÷ número de contrataciones realizadas
La operación es sencilla. La parte quizá más complicada consiste en identificar todos los recursos utilizados durante el proceso y asignarles un valor adecuado. Pero veamos cada uno de los elementos para que no cometas algunos errores.
¿Qué son los costos internos?
Corresponden a los recursos de la propia organización destinados al reclutamiento. Puede incluir:
- Costo laboral proporcional del equipo de reclutamiento
- Tiempo dedicado a revisar currículums y contactar candidatos
- Horas utilizadas para coordinar y realizar entrevistas
- Participación de responsables de área en la evaluación de perfiles
- Licencias de sistemas de seguimiento de candidatos
- Gastos administrativos relacionados con las vacantes
No se debe considerar el salario completo de cada persona que interviene. La empresa necesita estimar el valor de las horas dedicadas al proceso. Si un responsable de área emplea diez horas en entrevistas, se registra el costo proporcional de ese tiempo, no su remuneración mensual completa.
¿Qué son los costos externos?
Son los pagos realizados por servicios o recursos contratados fuera de la organización. Algunos ejemplos son:
- Publicaciones en portales y bolsas de empleo
- Campañas pagadas para promocionar vacantes
- Honorarios de agencias de reclutamiento
- Evaluaciones psicométricas o técnicas proporcionadas por terceros
- Verificaciones de referencias o antecedentes
- Bonos por recomendación de candidatos
- Ferias de empleo
- Gastos de viaje o reubicación
La clasificación de algunos gastos puede variar entre empresas o vacantes (por ejemplo, si necesitas contratar un CEO o directivo). Lo importante es establecer una metodología de reclutamiento antes de comenzar y aplicarla sin cambios al comparar departamentos, vacantes o periodos.
¿Qué es el número de contrataciones realizadas?
Este sin duda es el elemento más fácil de deducir. Es el número de empleados que firmaron su contratación después de hacer todo el proceso.
Ejemplo de costo por contratación
Por si te costó trabajo entender la fórmula, vamos a ejemplicar: Supongamos que una empresa realizó diez contrataciones durante un trimestre y registró estos gastos:
- Equipo de reclutamiento: $45,000 MXN.
- Participación de líderes y responsables de área: $15,000 MXN.
- Licencias de herramientas de reclutamiento: $10,000 MXN.
- Publicaciones y campañas de vacantes: $20,000 MXN.
- Evaluaciones y verificaciones externas: $10,000 MXN.
La inversión total fue de $100,000 MXN. Al dividirla entre las diez personas contratadas, el resultado es:
- $100,000 ÷ 10 = $10,000 MXN por contratación
Esto significa que la organización invirtió, en promedio, $10,000 MXN para cubrir cada vacante durante ese trimestre.
El promedio general no implica que todas las contrataciones hayan costado esa cantidad. Una vacante operativa cubierta mediante candidatos ya registrados puede requerir pocos recursos, mientras que un puesto especializado puede necesitar campañas específicas, evaluaciones técnicas o el apoyo de una agencia.
Para obtener información más útil, el costo puede segmentarse por:
- Tipo y nivel del puesto
- Departamento
- Sucursal o ubicación
- Fuente de candidatos
- Reclutador
- Contratación interna o externa
Esta separación permite descubrir, por ejemplo, que el costo aumentó únicamente en los puestos técnicos o que una campaña funciona bien para vacantes comerciales, pero no para posiciones administrativas.
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¿Cuál es el costo promedio de contratación por empleado? Todo depende de tu organización
No existe una cantidad que pueda considerarse correcta para todas las organizaciones. El costo cambia según la industria, la disponibilidad de talento, la ubicación, la especialización del puesto y el volumen de vacantes.
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La referencia más útil suele ser el historial de la propia empresa. Comparar puestos y periodos equivalentes permite saber cuánto costaba cubrir vacantes similares, qué fuentes se utilizaron y qué resultados produjeron esas contrataciones. Igualmente se puede hacer un estudio de la competencia para conocer estos costos.
¿Existen algunas herramientas para medir y optimizar el costo por contratación?
Una hoja de cálculo puede ser suficiente cuando la empresa maneja pocas vacantes. En ella se pueden registrar los gastos, las fuentes de candidatos, las fechas y el número de contrataciones de cada periodo.
El seguimiento manual pierde mucha efectividad cuando aumenta el volumen de procesos. La información puede quedar repartida entre correos, facturas, bolsas de trabajo, calendarios y archivos administrados por diferentes integrantes del equipo. Esto requiere más tiempo y aumenta el riesgo de omitir gastos.
Por eso existen algunas herramientas que hay que revisar:
- Hojas de cálculo: son una alternativa accesible para comenzar a medir el indicador. Funcionan mejor cuando existen pocas vacantes, fuentes de reclutamiento y personas involucradas en el proceso.
- Sistemas de seguimiento de candidatos un ATS centraliza la información sobre vacantes y candidatos. Permite registrar de qué fuente proviene cada persona, cuánto tarda en avanzar y qué procesos terminan en una contratación. Los datos financieros complementan este registro con el gasto de cada portal, agencia, campaña o evaluación. Al relacionar ambas fuentes de información, Recursos Humanos puede calcular cuánto cuesta obtener una contratación desde cada canal, en lugar de limitarse a contar postulaciones.
- Plataformas de gestión de capital humano: una plataforma HCM amplía el análisis al conectar el proceso de reclutamiento con la información posterior del empleado. Esto permite revisar si las personas contratadas permanecieron en la empresa, cuánto tardaron en adaptarse y cómo evolucionó su desempeño.
SAP SuccessFactors Recruiting: la herramienta que puede reducir tus costos de contratación
SAP SuccessFactors Recruiting ofrece reportes para dar seguimiento a indicadores como el costo por contratación, el tiempo para cubrir una vacante y las fuentes de candidatos. El análisis puede organizarse por criterios como departamento, ubicación, reclutador o responsable de contratación.
Para obtener resultados confiables, la organización debe incorporar y mantener actualizados sus datos de costos. La tecnología facilita la concentración, segmentación y consulta de la información, pero el cálculo depende de que los gastos y las contrataciones estén correctamente registrados.
Con estos datos, la empresa puede:
- Redistribuir el presupuesto hacia las fuentes que generan contrataciones.
- Ajustar anuncios que atraen candidatos poco relacionados con la vacante.
- Automatizar tareas repetitivas y seguimientos administrativos.
- Reducir entrevistas duplicadas o etapas que no aportan información.
- Crear bases de candidatos para futuras vacantes.
- Comparar el costo con la permanencia y el desempeño del nuevo personal.
El costo por contratación deja de ser solo un dato cuando se relaciona con la calidad, el tiempo y la permanencia. Su verdadero valor consiste en mostrar no solo cuánto se gasta, sino qué resultados produce esa inversión.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
